с 1 сентября 2023 изменились правила работы с электронной подписью (ЭП)

Сотрудники не смогут получить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) с информацией компании, которую представляют. Вместе с тем, Госдума продлила действия уже имеющихся ЭП до 1 сентября 2024 года. Переходный период для ЭДО также продлен до 1 сентября 2024 года (согласно пунктам 9 и 14 статьи 1 Федерального закона № 476-ФЗ, а также Федеральному закону от 30.12.2021 № 443-ФЗ).

В настоящее время для подписания электронных документов сотрудникам требуется квалифицированная электронная подпись (КЭП) с данными об организации и сотруднике. Однако, с наступлением осени, данный порядок изменится. Вместо этого сотрудникам потребуется КЭП физического лица, а для подтверждения своих полномочий они смогут воспользоваться машиночитаемой доверенностью.

Как компаниям работать с ЭП после 1 сентября

По новым правилам работник может подписать документы компании личной подписью физлица от любого аккредитованного коммерческого УЦ. Но к ней, как и в обычной жизни, потребуется доверенность. В онлайне электронная доверенность называется машиночитаемой или МЧД. Чтобы компания могла выбирать, как ей работать до 1 сентября 2024 года: с МЧД или без, рекомендуем оформить сотрудникам новую усиленную электронную подпись. До 1 сентября 2023 года такую подпись можно получить в старой форме – с реквизитами компании. Такой доверенностью получится подписывать документы без МЧД еще год. Переходный период – время, когда компании вправе, но не обязаны использовать электронные доверенности. То есть, до 1 сентября 2024 года документы можно подписывать как по новой схеме – электронной подписью гражданина с машиночитаемой доверенностью, так и по старой – электронной подписью сотрудника с данными компании. После 1 сентября 2024 года нужно применять только новую схему электронной подписи (п. 9, 14 ст. 1 Федерального закона № 476-ФЗ, Федеральный закон от 30.12.2021 № 443-ФЗ).

Новые правила предоставляют работникам возможность подписывать документы компании своей личной электронной подписью от аккредитованного коммерческого УЦ. Однако для этого потребуется доверенность, как и в офлайне. В виртуальном пространстве такая доверенность называется машиночитаемой (МЧД). Для простоты и оперативности работы как с МЧД, так и без нее лучше оформить усиленную электронную подпись. До 1 сентября 2023.

УЭП можно еще получить в старой форме – с реквизитами компании. Таким образом подписывать документы без МЧД можно будет еще год.

Переходный период – время, когда компании вправе, но не обязаны использовать электронные доверенности. То есть, до 1 сентября 2024 года документы можно подписывать как по новой схеме – электронной подписью гражданина с машиночитаемой доверенностью, так и по старой – электронной подписью сотрудника с данными компании. После 1 сентября 2024 года нужно применять только новую схему электронной подписи (п. 9, 14 ст. 1 Федерального закона № 476-ФЗ, Федеральный закон от 30.12.2021 № 443-ФЗ).